2017.01.09

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CATEGORY / 時計式ToDo管理ふせん

時計式ToDo管理ふせん ブルーダイヤル

時計式ToDo管理ふせん ブルーダイヤル

時計式ToDo管理ふせん ブルーダイヤル


2015.12.06

9)時計式は、ToDoリストの精度を高めるツール

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時計式ToDo管理ふせん ブルーダイヤル

「時計式ToDo管理ふせん」とは、どんなものかを誰かにお伝えする時、あれもこれもとしゃべろうとしてしまう。自分で考えたツールなだけについついいろんなことを盛り込もうとしてしまっていた。

あるとき、じゃーその良さを一言で言うと何?と自分に問いかけてみた。何事も一言で言うのは難しい。一言でいうからにはその本質みたいなものをしっかりと捉えてそれを表現しなくてはならない。表面的なことではダメ。

色々と考えてたどり着いたのが、「ToDoリストの精度を高めるツール」というものが頭に浮かんだ。多くの人は日々のToDo管理に「リスト式」を採用している。一枚のメモにその日にやるべきことを□マークをつけてリストアップしていくという方法。

私もずっとそれをやっていた。

しかし、これだと、リストアップしたはいいが夕方になってそろそろ仕事を終えようかという時にToDoリストの半分も終わっていないということがある。あれもこれもやろうと必要以上に多くのToDoをリストアップしてしまうからなのだろう。

その日にやり遂げられるToDo計画が立てられるのが「時計式ToDo管理ふせん」なのだと思う。

ひとつひとつのToDoに所要時間を加味して文字盤に書いていく。書き切れないものはその日にできないということがわかる。文字盤に書けないけど、どうしてもやらなくてはならないToDoがあるときはすでに文字盤に書き込んだToDoを削除してそこに書いていくしかない。当たり前のことだが、これが文字盤だと分かりやすい。

リスト式だとメモ用紙の余白がある限りついつい追加してしまう。なにかを諦めてその代わりに入れるという発想がなかなかできない。そうすると、夕方になると案の定、やり残しができてしまうという事態に陥ってしまう。1日は24時間。その限られた時間の中でやりくりしていくしかない。

こう言葉にしてしまうとあまりにも当たり前過ぎて、書いている私もやや焦るが、時間を管理していく上で、実は一番重要なのだと思う。

時間に限らず机の引き出しがいつの間にやら一杯になってしまうのも実は同じ問題なのかもしれない。

引き出しという限られたスペースをしっかり意識すれば、もし、なにか、新しいペンやら消しゴムを入れようとしたらその代わりになにかを出さなくてはならないということがわかってくる。

洋服ダンスも同じ。何かをいれたら何かを出す。これをしっかりと守っていれば、何事も破綻を起こすことはないのだと思う。

「時計式ToDo管理ふせん」 
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

8 )なぜ、朝はなんでもできそうな気がするのか?

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時計式ToDo管理ふせん

人は、同じ失敗を繰り返すとだんだんと学習して、もう同じことはしなくなるものだ。大体のことは 私も学習してきたつもりだが、こと時間に関しては、40過ぎになった今もまだまだで、同じ失敗を繰り返してしまう。

どういうことかと言うと、朝にその日やるべきタスクをリストップするときに必ずと言っていいほど、たくさんあげてしまう。朝は、なんだか自分という人間には無限のパワーがみなぎっているように感じられ、なんだってできそうな気分になってしまう。

朝にパワーがみなぎり、やる気まんまんなのは決して悪いことではない。むしろ、いいことだ。

私が自分の中で問題視しているのは、一日という時間の見積もりを誤って到底終わらないタスクをリストアップしてしまうという点。それも、たまになら、しかたがないと納得がいく。しかし、前日に、自分でリストアップしたタスクの半分も終わらせることができなかったというのに、翌朝にはそんなことケロッと忘れて、なんでもできる人間に生まれ変わって、また、たくさんのタスクをせっせとリストアップしている。

当然、その日に仕上げることができない。それなのに、その翌日にはまたなんでもできる人間が出現するという繰り返し。そこには、「学習」という二文字は全然存在しない。ほとほと自分が嫌になってしまう。

では、いったい、なぜこうした失敗を毎日毎日繰り返してしまうのだろうか。これは、時間というものが実態がなかなかつかみどころがないからではないかと思う。そもそも時間は、目に見えない。

1日というものを目の当たりにする朝は、それがどれくらい長いのか、はたまた短いのかいまいちピンとこない。ピンとこないものだから、たくさんあると早合点してしまうのではないか。このたくさん時間があるとついつい余裕をかましてしまうというのは、確かにあると思う。一日のスタートの朝もそうだし、一年のはじまりである1月や2月なんかでもそうだ。

まだ始まったばかりとついついキリギリス状態になってしまう。そして、夕方や、12月頃といった後半になると終わりが見えてきてようやく慌てて色々とやり始める。

それなら、サッサとスタートの段階から取り組んでおけばよいのに、と思っても、時すでに遅し。そして、予定していたことが出来ずじまいとなる。

人は、その時間の終わりが明確になってはじめて慌てだすようだ。それなら、朝の段階でその日の終わりを明確に意識すればいい。思い返してみると、終わりを明確に意識したという事は私にもこれまであった。それはたとえばその日の夜に大切なデートが控えている時。その日は、朝から俄然馬力をかけて仕事を仕上げることができた。これも終わりを意識した効果かもしれない。

つまり、私が考えるに1日なり、1年という時間をまんべんなく活用していくには、その区切りとしての終わりを明確に意識するというのが大切なんだと思う。「時計式ToDo管理ふせん」は、一日を2つの円の面積で明確に意識できる。

私には、そもそもこの2つの円の時間しかないのだと意識せざるを得ない。しかも、ひとつひとつのタスクを時計式に書き込む時にはその所要時間をしっかりと見積もらなければならない。

そうすると、2つの円にははじめから、つまり朝からその日に出来ることしか書き込めない。ひとつひとつのタスクを書き込んでみるとよくわかるが、当初リストアップしたことが全部、書き込めないことがある。

朝から一日という時間は思っているほど長くないぞと 思い知らされることになる。すると、午前中から、結構切迫感を伴って仕事に取り組める。午前中から適度なパワー配分ができるので、午後特に夕方に、大慌てすることもない。時計式のメリットのひとつとして、この朝から一日の終わりを明確に意識できるということがある。

「時計式ToDo管理ふせん」
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

7 )「時計式TODO管理ふせん」を貼りやすくする

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その日の「時計式TODO管理ふせん」を書きこんだら、よく見える場所に貼り付けておくのが大切。こうしておけば、仕事をしながら予定どおり進んでいるのか、遅れ気味なのかがチェックできる。私の場合で言えば、パソコンのモニターの左下にペタリと貼り付けている。

しっかり貼るためのコツが実はある。貼るコツというよりは、「はがすコツ」なんですけどね。。

「時計式ToDo管理ふせん」を束からはがす際に、横から並行にはがしていくのがコツ。下角から斜め上にやりがちだが、それだとはがした「時計式ToDo管理ふせん」の角がカールしてしまう。カールしたものを貼ると、そこからはがれやすくなってしまう。はがす時は横から並行にというのがコツだ。

時計式ToDo管理ふせん

デスクワークをしている時は、PCモニターの下に貼っているが、外出する時には手帳の見返しページに移動して貼っている。外出のたびに貼ったりはがしたりを繰り返していると、見返しの部分がパサパサになって「時計式ToDo管理ふせん」がうまく貼れなくなってしまう。

そこで私が使っているのがマスキングテープ。マスキングテープを見返しのその部分に貼って、そこに「時計式ToDo管理ふせん」をペタリと貼る。マスキングテープは、そもそもその上から塗装をするためのもの。つまり表面は意外としっかり作られている。付せんのようの粘着面を付けたりはがしたりしてもOKという訳だ。

すでに1年間試しているが、マスキングテープの表面は毛羽だちもなく問題なく「時計式ToDo管理ふせん」を固定してくれている。

時計式ToDo管理ふせん

「時計式ToDo管理ふせん 」
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

6 )書き終わった「時計式ToDo管理ふせん」は・・・

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一日を終えたところで、「時計式ToDo管理ふせん」に書き込んだいくつものToDoを塗りつぶせていると、実に気分がいい。時間を手中に収め、コントロールしたぞ!という感じがしてくる。心地よい疲労感とともに充実感に満たされる。では、その塗り終わった「時計式ToDo管理ふせん」をどうすべきか。

選択肢はふたつある。まず、きれいサッパリと捨ててしまうというのがある。しかし、これはなんだかもったいない気もする。自分の一日の軌跡、証でもあるので、捨てるのは惜しい。そこで、もう一つの選択肢となる訳だが、どこかに残しておくという方法。ちなみに、私は「残している派」である。当初は、その時に使っているノートに適当に貼っていた。

それがベストだと思った訳でもなんでもなく、他に貼っておくのに適したものがなかったから。しかし、ノートだと後で活かすときに使いづらいということがだんだんとわかってきた。

書き終わった「時計式ToDo管理ふせん」は、後で見返すことが意外とある。それは、あのToDo、終了したっけ?という時。そんな時、書き終わった「時計式ToDo管理ふせん」を見返せば、確認することができる。ノートに貼っていたときは、見返したい日付の「時計式ToDo管理ふせん」を探すのに一苦労だった。

そこで、何か日付のあるものに貼っておこうと思い、色々と探してみた。

ちょうどよいものを見つけた。マークスの「EDIT」だ。サイズ的にも「時計式ToDo管理ふせん」が横のまま貼れる。残った余白には簡単な日記を書いている。

日を重ねるごとに、だんだん太っていく姿もなかなかよい。

時計式ToDo管理ふせん

「時計式ToDo管理ふせん」
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

5)時間のレコーディング ダイエット

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時計式ToDo管理ふせん

体重を減らす手法として注目を集めている「レコーディング ダイエット」。毎食ごとに、なにを食べたのかを記録していくというものだ。

友人のひとりに取り組んでいる人がいて、飲み会なんかでも食べるごとにメモをしている。なにも食べながら、メモしなくてもと言ったら今、書いておかないと忘れてしまうとのことだった。ただただ、こうして書くだけなのだが、これが結構ダイエットに効くのだという。

友人いわく、食べるときになにも考えずにではなく常に考えながら、たべるのでカロリーのことなどを考えて食べるようになるのだそうだ。確かに、ついつい箸が進んで自分でも覚えていないくらい食べてしまうことがある。

これがいけないんですね。きっと。

この書きとめることで自分の胃袋に入ったものを明確に把握し現実をしっかりととらえることができるようなるのだろう。何事にも結果には、それなりにちゃんと原因があるもの。太るからには、じつは結構食べているということなんですね。なんとなく、太るなんてことはきっとないのだろう。

実は、時間管理についても、同じようなことが言えると思う。私が「時計式ToDo管理ふせん」を使うようになりたての頃、なにをしていたかわからない不明な時間がいかに多いかを思い知らされた。

「時計式ToDo管理ふせん」を使うと、おのずとその日1日を何をして過ごしたがハッキリとわかるようになる。

そういう意味で言えば、まずはじめは「時計式ToDo管理ふせん」を予定ではなく、現在の時間の使い方を記録する方法として使ってもいいのかもしれない。なにをやっていたかわからないという時間がどれくらいあるかを思い知らせてくれる。

5分でも10分でも、そうした細かい不明な時間を束ねることで、30分なり、1時間という時間を作り出すことができる。それを、他のことに回せば、効率的に仕事を進めることができるのではないでしょうか。。

「時計式ToDo管理ふせん」
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

4)休憩時間も心おきなく休めるようになった

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「時計式Todo管理ふせん」にその日にやるべきことをすべて埋め込んでいくと、ひとつひとつことが集中して取り組めるようになる。

3)の「一度にひとつのことをする」でも書いたが、あれもこれもやらなくっちゃではなく、今はこれだけをやればいい。こんな感じで頭をすっきりとさせると、仕事をしていく上でとても安心感がある。

どうやらそれは、仕事だけではない思う。「休む」ということについても同じことが言えるようだ。時計式の中に、「休憩」を30分としっかりと埋め込んでおく。たったこれだけで、その30分の休みがとっても充実したものになる。

なにも、予め決めなくても休みたい時に休めばいいではないかと思うかもしれない。しかし、なんとなく成り行きで休むのと、あらかじめ決めた時間に休むのとでは「休み心地」というものが全然違う。

時計式を使う前までは、お客さんのアポイントこそ、スケジュール帳に落とし込んで例えば、「3時~」といれていた。それ以外の企画書を作る、電話かけをするなどは「時の流れに身をまかせ~」ではないが、なんとなくやっていた。もちろん、休憩時間も同じだった。

そんな感じで休んでいる時の気分はどうだったかというと、「休んでいる」というよりかは、「仕事をさぼって休んでいる」という感じが体のまわり、頭のまわりにまとわりついていた。本当は休んじゃいけないんだろうけど、みたいな罪悪感を感じながらというもの。

これじゃ~休んだ気になれる訳がない。

休みが終わって、仕事に戻ると、もし今休まなかったら、もっと仕事がはかどったとのになどと後悔することもあったり。

しかし、「時計式」を導入して朝に仕事とともに休みの時間も決めていった。すると、その休み時間が一転してとても心地よいものになった。それは、休む時間の長さという問題ではない。きっと「今は休んでいい時間なんだ!」という安心感の問題なのだと思う。

今休んでも、時計式にその後の計画もバッチリと組んでいるので、大丈夫!という安心感があるからなのだろう。ほら、よく小学生時代に1、2時間目の次に「中休み」という20分間の休みがあったじゃないですか。たった20分でしたが、校庭に友達と出て行って、ドッチボールなどをして遊んだのをよく覚えている。

これもやはり、予め決められた休みでその後の予定も決まっているという安心感が遊びに集中させてくれたのだと思う。

こうしてあらかじめ自分で決めた時間に休むというのは、気分も違うし、他の仕事をすっかりと忘れて、それこそ力一杯休んでいるので、休みの後の仕事のはかどりもまた違ってくる。

休みというのは、長さではなく、前後の仕事の段取りがいかにきっちりとできているかが大きいのだと思う。

「時計式ToDo管理ふせん 」
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

3)クローズド リストという考え方

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ちょっと前に力強く共感してしまう本に出会った。「マニャーナの法則 明日出来ることは今日やるな」という本。

特に、そうそうと大きくうなずいてしまったのが、「ToDoの管理は、オープンリストではなく、クローズドリストにすべき」というくだり。オープンリストとは、文字どおりオープンになっているので、いくらでもToDoが追加できるもの。

対して、クローズド リストの方は、一度リストアップしたら最後、あとは淡々とそのリストをこなすだけで、決して新しいToDoをそこに追加しないという考え方。著者は、クローズドリストの代表として、チェックリストをあげていた。

私は、このクローズドリストという言葉を聞いて私の「時計式ToDo管理ふせん」がすぐさま思い浮かべた。確かにチェックリストも、チェックに重きが置かれ、追加ということは考えづらい。しかし、追加しようと思えば、ちょこっと最後に追加することができる。そこにスペースがあれば、追加してもいいかなって、考えしまいがちだ。

「時計式ToDo管理ふせん」の方は、そもそも24時間分のスペースしかないので、朝に決めたToDo以上は、物理的に追加しようがない。追加したくともできないのだ。これなら、しょうがない、明日以降の仕事にするしかないな、とキッパリとあきらめがつく。

もし、どうしても、その新たなToDoをその日に入れるには、先に文字盤に書き込んでいたものをどれか一つあきらめなくてはならない。そんなの当たり前だと思うかもしれないが、これが、意外とできないものである。

これまで、私もやっていた、ToDoリスト方式だと、この1日という持ち時間という概念がないので、新たなToDoについつい寛大になってしまい、まぁいいよ仲間に入れてあげるよと、書き加えていた。

これがToDoのやり残しを生むひとつの原因になっていたと思う。

そういう意味で「時計式ToDo管理ふせん」は、まさにクローズドリストであると思うのであります。

「時計式ToDo管理ふせん 」
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2015.12.06

2)一度に一つの仕事をする

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時計式ToDo管理付せん

以前、勤めていた会社の上司で、とても、細かい性格の人がいた。

その部署には、私を含めて30人くらいのスタッフがいたが、それぞれのプロジェクトの進捗状況を完全に把握しているという人だった。例えば、私がそろそろあのプロジェクトの企画書をまとめないとな。などと、頭の中で不意に考えていると、その上司が「土橋さん、例のプロジェクトは今どんな状況?!説明してくれる!」などと、私の心をすっかり見抜いているかのように絶妙なツッコミを入れてくる。

こどもの頃に、夕方テレビを見ていると、そういえば宿題があったっけ、でもこのテレビを見た後でやろう、などと頭で考えていると、母親が、これまた絶妙なタイミングで、「宿題やったの?!サッサとやっちゃいなさい!!」とよく言われたが、その上司は、まるで母親のような感覚の持ち主だった。

ある時、その上司から例のダイレクトメールの計画はいまどれくらい進んでいるだ!と、私がまだ考えてもいなかったことを突っ込まれて、あたふたしてしまった。これは、まずいぞ。叱られてしまう。と恐る恐るその上司の机に行き。まだ、何も手をつけていなかったので、来週の水曜日にその会議を行う予定です。

と苦し紛れに言った。

その後、てっきり叱られるかと思って、体の芯をギュッと硬直させてその上司の次の言葉を待っていたが、なにもなかった。顔を上げると、その上司は、プイと振り返って、スケジュールさえ決まっていればそれでいいんだよ。などと独り言を言いつつ、自分の席に戻っていた。

な~んだ、会議のスケジュールだけ決まっていれば良かったのか。と、ちょっと肩すかしを受けた気がした。当時は、この一つの仕事のために、しっかりと時間を確保するという効用を理解できていなかった。

しかし、今、「時計式ToDo管理ふせん」を使うようになって、その意味がしみじみととわかるようになった。一つの仕事は、そのための時間を設けて、その時間にそのことだけ取り組むということがなによりも一番仕事を進行させてくれる。

つまり、一度に一つ仕事だけしか取り組まないということである。そんなこと幼稚園生だってわかることと、おしかりを受けそうだが、これが意外と出来なくなってしまうものである。

ひとつひとつの仕事にそのための時間をしっかりと確保して取り組む、逆に言うと、他のことから全く解放されるので、そのことだけに集中できるのだ。これを時間を確保せずに、なんとなく、時の流れに身をまかせ的に、行っていると、自分ではなく、色々な状況に流されてしまう。

私は、ネットサーフィンをするときも、(もちろんそれが仕事上必要な場合だけだが、)「ネットサーフィン」をする時間を2:30~3:00までと決めて行うようにしている。

一度に一つのことだけを行うというのは、文字にしてしまうと、とても当たりまえすぎるのだが、これは、仕事を着実に前に進めていくために大きな効果をもたらしてくれる。

「時計式ToDo管理ふせん」を使うと一つの一つの仕事に時間を割り当ててやすくなる。

「時計式ToDo管理ふせん 」
「時計式ToDo管理ふせん」とは?


2015.12.06

1)ワークライフバランス

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時計式ToDo管理ふせん

最近よく耳にする「ワークライフバランス」という言葉。

仕事だけでなく、プライベートも充実しようというものですね。確かに、これは人生を長い目で見たときにはとても重要なことだと思います。

さて、このワークライフバランスは言うはやすしで、実行するとなると、なかなか難しいものです。私はその原因の一つに、スケジュール帳があるのではないかと密かににらんでいます。。。と言いますのも、スケジュール帳のスケジュール欄には、朝は早くても6時くらいから、夜も11時や12時くらいまでしかありません。

1日は24時間あるはずなのに、それら全てをあらわしていないのです。スケジュール帳は日々見つめ、それで行動管理をしていくものですので、結構重要な存在です。そのスケジュール帳に隠れた時間がある、その時間はワークライフの中のライフが多く占めています。それが隠れてしまっているので、ライフの充実がしにくいのではないかという、私の勝手な推論です。。

そんな事はない、スケジュール帳に隠れている時間は寝ている時間なので、なくてもいいと考える方も多いことでしょう。確かに寝ている時間として使われることが多いですね。

ただ、私が感じるのは、スケジュール帳で書く1時間の予定と「時計式ToDo管理ふせん」で書く1時間の予定とでは、見え方が違ってくるということなんです。つまり、分数で言うところの分母が違うわけですね。

スケジュール帳の中の1時間は比重が大きく見えてしまいます。スケジュール帳だけを見つめていると、なにかプライベートを充実したくても、時間が全然足りないじゃん!と思ってしまいがちになると思うのです。

私が「時計式ToDo管理ふせん」を使うようになって、感じたのは、24時間という中でみると、仕事だけでなく、自分の時間を作り出すことは工夫次第でできるな。。ということだったんです。

なにも私はスケジュール帳を全面否定しているわけでは全然ありません。実際は、私もスケジュール帳も併用しています。アポイントなどを管理するときには、やはりスケジュール帳は便利な存在です。ただ日々のToDoやプライベート時間をしっかりと確保するためには24時間が一望できる「時計式ToDo管理ふせん」はこれはこれで便利だと思うのです。

よく言われることですが、1日24時間は誰にとっても同じです。お金のように貯めたりすることはできません。時間をうまく使うには、その限られた24時間を上手く使っていくしかありません。

24時間を一望できる「時計式ToDo管理ふせん」では、例えば睡眠時間減らして、勉強時間に充てよう、テレビを見る時間を減らそう、といった具合に全体の中でのやりくりがとてもやりやすいというメリットがあります。

時間がないと、誰しも考えがちですが、24時間という尺度で1日を改めて眺めてみますと、何をしていて過ごしたのかわからない不明な時間というものも結構あることに気づかされます。

そうした不明な時間を浮き彫りにして寄せ集めると、一つの時間の塊ができます。私はそれをライフや本を読むといった時間にあててることができるようになりました。

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