2011.11.22(243)

「私の手帳の書き方・使い方」

2011年

私の手帳の書き方・使い方」 2011年

今年もやってきた手帳の季節。

手帳メーカー各社から新製品も続々と出て選択肢が増えるのはいいが、その一方で、悩みは深まるばかり。私はというと、自分なりのルールにのっとり来年も同じ手帳を入手して、心穏やかな年末を過ごしている。

その自分のルールを決めるきっかけになったのが、3年前に気になる手帳を7冊ほど買い込んで徹底的に比較検討したということだった。なにもわざわざ買わなくても売り場で検討すればと、思うところだが、一度しっかりと自分のものにしてみないことには本当の意味での比較はできないと私は思っている。

お店にいる時の手帳と私の間にはよそよそしい距離感があるが、ひとたび買うと、その距離がぐっと縮まるというイメージ。とはいうものの、買ったところで、最終的には手帳は一年に一冊しか使わない。つまり残りの6冊は無駄になってしまう。しかし、私はこれは6冊の無駄ではなく、「6年間の時間の節約」だと考えている。もし、3年前にまとめ買いをして比較検討していなかったらきっと今年もまだ悩みの真っ只中にいたのかもしれない。

数千円の先行投資は、時間を買うという大きなリターンを得ることになった。しかも、「心穏やかな時間」を。しかしながら5年くらいたったら自分自身、そして働き方や生き方も微妙に変わって、手帳の見直しがまた必要になると思う。そのときは、また気になる手帳を買い込んで比較検討をしてみようと思っている。さて、私が来年も使うことに決めた手帳は、高橋書店の「ラフィーネ2」。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

女性向けの華やかな花柄表紙のタイプだ。私は、この花柄に惚れこんだのではなく、その中身に惚れこんだのである。その証拠に花柄カバーは取り払いポスタルコのカバーに付け替えている。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

私の手帳の書き方・使い方  2011年

同じ手帳を3年も使っていると、その手帳の良さが深く理解できるようになり、それに伴いだんだんとその使い方も自分なりの工夫というものが出てくる。

■ マンスリーの良さは1ヶ月を俯瞰できること

今回はそうした点を紹介してみたいと思う。私が考えるマンスリー手帳の良さは、なんといっても1ヶ月という長期の予定が一望できるという点。

これに尽きる。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

それに加えて、最近つくづく感じるのは予定が「ビジュアル」となって、頭の中にだんだんと染み込んでいくという感覚。どういうことかというと、マンスリーは、その月の予定ページを何回も何回も見ることになる。この点については、ウィークリーやデイリータイプを遥かに超える回数となる。一ヶ月は大体30日、しかも1日だいたい3回くらいはスケジュールチェックをするので、100回は同じスケジュール紙面を見続けることになる。

もちろん月のはじめと終わりでは予定が入りぐらいも変わってくるので、常に同じものを見続けている訳ではない。しかし、そのだんだんと予定が入ってくるビジュアルがやはりだんだんと頭の中にすり込まれていく。

目をつぶってそのスケジュール紙面を想い浮かべると、たとえば、3週目は結構予定が入っていたな、であるとか、4週目は予定がそんなに入っていないなどといったとがイメージとして浮かんでくる。

■ 時間は、目に見えず、ある意味で掴みどころがない

それを掴みどころあるようにするにはこうして目に見えるビジュアル化がとても助けとなる。ちなみに私がスケジュール帳と併用して使っている「時計式ToDo管理付箋」もやはり1日24時間という時間を面積で掴みどころのあるものに置き換えている。

「予定を掴みどころよくする」これは時間管理の一つのコツも言えるかもしれない。この「予定ビジュアル化作戦」をより確固たるものにするために2011年から始めたちょっとした工夫がある。それは1ヶ月のスケジュール紙面の外枠を囲むということ。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

こうして外枠を囲んでみると、それぞれの月というものには個性があるということがわかってくる。たとえば、1日が金曜日から始まる月の場合は、上の方に余白ができたり、1日が日曜日から始まる場合は月の終わりの方に余白ができる、などなど。

ビジュアルとして、その月をしっかりと認識するためには、こうした形、そしてどこからどこまでが1ヶ月であるかを明確にするのはとてもいい。大空をただ漠然と眺めるより、一つの雲に的を絞って見つめた方がビジュアルとしてとらえやすいように。

そういえば、ひとつひとつのアポイントなどの予定も私は囲っていた。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

ちなみに、○で囲っているのはMTGなどの「アポイント」、□は「締め切り」、台形は「オールアバウトのアップ日」、△は「文具で楽しいひとときのアップ日」という具合に予定によって形を変えている。

どうやら私は囲うのが大好きな性格のようだ。

さて、この外枠を囲むというのは、マンスリー手帳の見た目に大きく影響を与えてしまう。その効果も自分ではまだ疑心暗鬼だったので、とりあえず2011年は、消そうと思えば消せるフリクションで外枠を書き込んでみた。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

1年間この外枠とつき合ってみて結果はどうだったかというと、これが実によかった。

■ 外枠を囲むと1ヶ月が限りあるものと認識できる

一番よかったと思うのは、1ヶ月というものが限りがあると認識できるようになったこと。ともすると一ヶ月はとても長いものと思いがち。しかし、実際は決してそうではない。1ヶ月に限りがあると認識できるようになったことでスケジュール管理もバランスよくできるようになった。以前は、月のあたまは、まだまだ時間はたっぷりあると余裕をかまして、月末になるとあわてていた。

そんな経験をしてもその翌月の月初は、やっぱりまた余裕をかましてしまうという繰り返し。このことは、1日の中でも感じることがある。朝は、これから始まる一日というものがとても長いもののように感じられる。だから、今日はこれをやろうとリストアップするToDoも朝は結構たくさんあげてしまう。

16:00頃から慌ててみても結局終わらせることができない。そして、翌朝もやっぱり同じことをしてしまう。

つまり、1ヶ月であれ、1日であれその物理的時間をしっかりと手中に収めていないからこうしたことが起きてしまうのではないかと思う。そういう点で1ヶ月に外枠を囲むというのは、いやが上にも限りが見えて、当初からの甘えが生まれにくいような気がする。

この様に外枠を囲むことで、1ヶ月が有限であることがわかる一方で、それ以外の余白というものがハッキリとしてこれまで以上に余白が余白として機能するようになった気がする。こんな感じで「外枠囲み作戦」は、私の中ですっかり定着したので、2012年はフリクションではなく、消えないペンでしっかりと外枠を書き入れることにした。

私の手帳の書き方・使い方  2011年

■ 定期的な予定を向こう一年分書き込む

二つ目の工夫として、これは以前から取り入れていることだが毎月必ずやることは向こう1年間分すべて予定に入れている。私の場合で言えば、「オールアバウト」、「文具で楽しいひととき」などの連載スケジュール、「銀行に行く日」、「スポーツクラブに行く日」、「データをバックアップする日」、「書類をスキャンする日」、「紙ごみを捨てる日」、そして「髪の毛を切る日」といったものがそれらにあたる。

何もそこまでと思われるかもしれないが、定期的に必ずやることはあらかじめスケジュールに入れといた方が直前になってあたふたと慌てずに済む。つまり余裕を持って取り組めるという訳だ。この余裕ということで言えば、銀行に行く日はこれまで月末にしていた。

2011年からは月の真ん中の15日あたりにした。これが快適この上ない。月末は多くの人が一斉に銀行に行き、当然 ATM にも長蛇の列が出来てしまう。しかし、この月末を外せば ATM は意外と空いている。そこで、15日近辺のしかも金曜日を避けた水曜日あたりに行くようにしている。たったこれだけのことで待ち時間は大いに減った。

それから髪を切るの予定も向こう1年間予定を入れてみた。これを実行するにあたり、まず自分はそもそもこれまでどれくらいの頻度で髪を切っているかを調べてみた。私の場合は、大体同じ頻度でそれは7週間というものだった。そこで7週間ごとに予定を記入した。さすがに美容院には、1年間分の予約を入れるのはやりすぎなので、次回の予約だけをとりあえず入れておく。

予約当日、髪を切ったら、会計をした後に次回の予約をスケジュール帳を見ながら入れるという具合だ。私みたいに次の予約を入れるというのは、あんまりないみたいで、美容院の人もはじめは怪訝そうな顔していたが、今では、「じゃ次回は?」と聞いてくれるようになった。

考えてみれば次の予約を先に入れてしまうというのは、美容院側の方でもメリットは大きい。

こうした毎月必ず行う予定をスケジュール帳に入れる際同じ予定は同じマークにしてしかも1日の記入スペース中で同じ位置に書き込むようにしている。こうすることでやはりビジュアル的にとらえやすくなる。

■ 時計式ToDo管理付せんの定位置

それから 今年新たに工夫したということでいえばもう一つだけある。それは「時計式ToDo管理付箋」を貼るための工夫。1日のアポ、そして細かなToDoを書き込んで、その日の行動の指針にしている「時計式ToDo管理付箋」。デスクワークの時には、パソコンの左下に貼って仕事しながら、いつでもチェックできるようにしている。

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外出する時は、付箋をスケジュール帳に貼って持っていく。これまでは、手帳の一番初めの「見返し」と呼ばれる少し厚めのページのところに貼っていた。

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何度も貼ってはがしを繰り返したためか、紙の表面が毛羽立っていき、しばらくすると剥がれそうになってしまうことがあった。私にとってその日の行動スケジュールが書かれた大切な付箋なので、剥がれてしまっては大変。しっかりと貼っておくための何かいい方法はないだろうかといろいろ考えてみた。

たとえば、手帳のそのページにメンディングテープなどを貼ってみたりもしたが、あまり劇的な効果を見られなかった。そもそもポストイットが一番安定的に貼り付いていられるところは、一体どこだろうこと考えてみた。ポストイットは使う前は束になっている。その一番下には「バックシート」と呼ばれるものがある。

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そこから自然に剥がれてしまったということは、まずない。これだ!確かにその表面はツルツルとしていて、いかにも貼り付けやすそうだ。これを程よい大きさにカットして手帳の見返しページにテープ糊で完全に固定をしてみた。

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結果は実に安定した貼り心地で、自然にはがれてしまうということもなくなった。

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しかしながら、一年間ずっと同じものを使っていると、10月あたりにさしかかると、さすがにバックシートの表面も毛羽立ちが目立ってきて、貼り付き具合がやや劣ってくる。そのときは、貼る位置をやや下にずらすといい。そのために、バックシートは少し大きめにカットしておく。手帳に限らず、常にポストイットを貼っておきたいというところには、このバックシート方式は使えるかもしれない。

とまぁ、このような感じで、外枠を書き入れたり、髪を切る日を記入したり、バックシートを貼ったりなどなど、来年2012年の「ラフィーネ2」を自分仕様にせっせとカスタマイズしている。手帳に無理矢理、自分をあわせるのではなく自分のスタイルに手帳をあわせていく、この方がやっぱり使っていて気持ちいいものがある。

■ 記事作成後記

スケジュール帳を机の上にセットするためにこれまでブックスタンドを使っていましたが、最近は、これを使っています。

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これは、IKEAで買った「テーブルイーゼル」。

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スタンドの角度は調整できませんが、ひとつだけいい点があります。それは、手前のページを固定する部分の高さ。ここが低くなっているので、月末の予定を隠すことがありません。

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これがなんと1コ、99円!

□ 高橋書店 ラフィーネ

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