2009.10.13(190)

「マンスリー手帳 私の使い方」

2009年

マンスリー スケジュール帳 2009年 私の使い方 

昨年、7冊ものマンスリー スケジュール帳を買い込んであれやこれやと検討を重ね、選び抜いた高橋書店のラフィーネ。あれだけ検討し尽くしたので、この1年間の使い心地は、大変満足のいくものだった。使いやすいということに加え、心に平穏が訪れていたということもありましたね。

以前、なんとなく勢いでスケジュール帳を選んでいた時は、何ヶ月か使っていると、ふと、もっと使いやすいスケジュール帳があったのでは。。。と不安になり、周りの人のスケジュール帳全てがよく見えてしまうことがあったが、今回ばかりは、そういうことはなかった。

一方で、一冊のスケジュール帳を選ぶために結局残りの6冊を使わずに無駄にしてしまった。でも、これは考えようによっては、6年分の時間を節約したとも言えるかもしれない。
数千円の投資は、決して無駄ではなかったと、、(自分に強く言い聞かせている今日この頃です。)

そして、来年2010年のスケジュール帳選びは、昨年の経験を踏まえて実にスムーズに完了した。なにせ、このラフィーネのコンパクトさ、そして1日分の筆記スペースの大きさを上回るものがあるのかというその一点だけをみていけばいいのだから。

ちなみに、今年の手帳売り場をグルリと見回してみると私の大好きな「日曜日始まり」はどんどんと姿を消して、今や絶滅危惧種になってしまっているようだった。実際に色々と探してはみたが、現状では、同じサイズでこのラフィーネを上回るものが見当たらなかった。

■ 来年も「ラフィーネ」

そこで早速、10月早々に2010年版ラフィーネを手に入れて、万が一、急に明日、来年が来ようとも大丈夫という万全の体勢を整えている。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

ということで今回は私が今惚れ込んでいるラフィーネを今年1年間こんな感じで活用してきましたというお話をしてみたいと思う。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

まずは、スケジュールページについて。かれこれ、マンスリースケジュール帳歴も5年となり、それなりに書き方のコツもつかんできた。基本は、以前使っていたクオバディスビソプランの時の方法をとっている。

■ 記入スペースの小さいマンスリーの書き方

マンスリーは1日の記入スペースが小さいので、略字などを交えてできるだけ簡単に書いている。例えば、打ち合わせは「MTG」、オールアバウトは「AA」といった具合に。そして、確定したアポイントは○で囲む。未定のアポイントは(   )で囲む。未定が決定となったら、(  )の上下方向をつないで確定アポにする。

原稿や、提出書類などの締め切りは □で囲む。連載のスケジュールは△といった具合。このスタイルは、すこぶる調子がよく、その日、重要な案件が何個あるかが、○□△を見れば一目瞭然。マンスリーの良さは1ヶ月の予定が俯瞰できる点にある。

こうして○□△にしていると、ある特定の日に仕事が偏ったりということがなく、バランス配分を考えることができる。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

そうは言いつつも、やはり、記入スペースが小さいと感じる時もあった。さっきも触れたようにこれは、マンスリースケジュール帳の宿命であって、ある意味、仕方ない。

■ 書ききれないものは実行できないものと割り切る

しかし、ものは考えようだと今は悟りを開きつつある。私にとっての1日は、このマンスリースケジュール帳の縦2.5cm×横2.5cmという一つのマスであると考えてしまう。それ以上でもそれ以下でもない。ここに入りきらないものは、その日に私がやりきれない量だとキッパリと割り切ることにした。

逆に、もし大きな記入スペースがあったとしたら、いくらでも書き込むことはできるだろう。しかしながら、書き込めることと、実際に出来るかどうかは別問題である。なので、ほどよい小ささというのが、無理なくストレスフリーに仕事を進めて行く上で、意外に重要なのではないかと、私は密かに考えている。

こんな考えが出来るようになったのも「時計式ToDo管理メモ」の存在が大きかった。文字盤だと、1日というものが面積でとらえられる。この限られた1日というスペースに仕事を埋めていく訳だ。結局、忙しいという状態は、1日でこなすことができない仕事を詰め込み過ぎている状態なのではないだろうか。

ちなみに、整理も、クローゼットや引き出しなど、限られたスペースにそのキャパシティ以上のものを詰め込んでしまっている状態。要は、器の大きさを意識することが大切ということなんでしょうね。

■ 私は「紙ゴミ」のために生きている訳ではない

スケジュール帳の書き方で、もうひとつ心がけていることは必ず毎月やらなくといけない事は、あらかじめ1年間分書き込んでしまうということ。例えば、そのひとつにパソコンデータのバックアップ作業がある。私はこれを毎月1日に行うと決めている。

なので、1年間分の1日の記入欄に「バックアップ」と書き込んでしまう。また、毎月2回行うというのもあって、それは紙ゴミの処分の日。私が住む横浜エリアでは段ボールや雑誌等の処分が毎月第2木曜日と第4木曜日とキッチリと決められている。これまでは、この予定を何となく頭の中で管理していた。

頭というのは、記憶の面ではあまりあてにならずきまってその日になると、ゴミの事などすっかり忘れていて朝出かけてみると、他の人たちがせっせとゴミを出しているのを見かけることになる。そうだ今日だったか!と慌てて家に戻り、捨てに行くという始末。そして翌月も全く同じ事の繰り返し。

ほとほとを自分の物忘れもいやになってしまった。そもそも紙ごみのことだけを毎日考え続けている訳にもいかないので、その日に「紙ゴミ!」と明記するようにした。たったこれだけではあるが、慌てず騒がず、しっかりと準備をして紙ゴミの日を迎えられるようになった。

私の知人では、さらに強者がいて、散髪をする日も1年間スケジュール帳に予め書き込んでいるという人もいる。たしかに、髪が伸びる周期は大体同じなので、効率的といえば、効率的だ。

■ 手帳をスタンドにセット

そして、このスケジュール帳を机の上ではブックチェアにセットしてデスクカレンダーのように常に眺めながら使っている。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

こうしてスケジュール帳の定位置を決めておくと、仕事の中で、すぐにスケジュールチェックが出来ていいし、スケジュール帳が行方不明になる心配もない。

■ ペンはシャープペン

さて、次にこのスケジュール帳に書き込むペンについて。相変わらず私はシャープペンで書き込んでいる。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

やはり、書き直せるというのは、とても安心感がある。特に、マンスリーのように1日の記入スペースが小さい場合はこの点は大変重要。

しかし、このシャープペン1本単独政権にも、かげりが見え始めた。最近になって有力な対抗勢力が現れてきたのだ。それはパイロットのフリクションボール。0.4の極細になって消し味もさらに向上されている。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

実際、私の周りでも、これで手帳の筆記をしている人が徐々に増えてきている。当初私は、このフリクションボールで手帳に書き込むことに大きなとまどいを感じていた。

それは、何かの拍子に消えてしまうのではないかという心配があったから。しかし、実際に使ってる人によると、特に問題はないという。そうした声をあちこちで聞くようになり、これは一つ導入してみてもいいかも、と思うようになっていった。

ちなみに、このフリクションボール、温度が60度以上になった時に、文字が消えるようになっているという。考えてみれば私の日常生活で60度なんていうのはあり得ない。実際問題、これまでの人生の中で60度以上になったことなど一度もない。

仮に60度になったら、スケジュール帳の内容以前に、私自身がすでに存在していないだろう。このように実は心配することはなかったのかもしれない。

私が使っているのはブルー系のインク。万年筆のブルーよりかやや薄めではあるが、これまで黒一辺倒だったスケジュール帳紙面にカラーインクが出現してとても見やすくなった。

このフリクションボールを私はこんな感じで使っている。例えば、毎日決まって10日間だけ行う予定というものが私にはある。その書き込みにこのフリクションボールを使っている。こういうあらかじめ日数が決まっているものには色で管理するのがやはりわかりやすい。

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多色ボールペンをすでにお使いの皆様なら何を今更と思われるかもしれないが、その便利さをようやく感じている次第。間違えたら綺麗に、それこそシャープペンの時よりもよく消えるというのは、実に気分爽快。来年はもう少し本格導入し、シャープペン1本単独政権から連立という流れになっていきそうだ。

■ クリップ式しおり

次にしおり。ラフィーネには、そもそもヒモのしおりがついている。しかし、私はそれを使っていない。

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その理由はヒモのしおりがあると、ただでさえ小さいスケジュール紙面にヒモがかかって邪魔に感じることがあるからだ。しかしながら、その日のページはサッと開きたい。これはゆずれない。そこで、導入しているのが、クリップを使うという方法。

以前、銀座・伊東屋さんでスケジュール帳を買った時にもらったクリップを使っている。

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クリップの程よい重みでもってスケジュール帳を開こうとするときに、その日のページが開けやすくなる。

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これも来年以降は引き続き採用する見込み。

約1年間、このラフィーネを使ってみて最も感心してしまったことがあった。それは、「見開き性」と「綴じの作りの良さ」。どのページを開いても綴じのノド元までしっかりと開けられる。

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特に指でゴシゴシと癖を付けなくても私はもともとこうです。。。という具合に気持ちよく開いてくれる。そして、こんなに小さいスケジュール帳にもかかわらず糸綴じで4カ所もガッチリと縫い込まれている。以前、使っていたクオバディスのビソプランはホチキスのようないわゆる中綴じだった。

特にマンスリースケジュール帳は、同じ月のページを少なくとも30回は開いたり閉じたりすることになる。そんなハードな開け閉めにもラフィーネの綴じこみはへっちゃら。以前のビソプランはページの真ん中あたりでホチキスの針からページが外れそうになってヒヤヒヤしたことがあった。

■ ノートスペースは工程表に

次は、スケジュール紙面の後半に28ページもあるノートページの扱いについて。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

ノートとしてはやや少なく中途半端な存在である。私はスケジュール帳にはスケジュール管理だけでノート機能は求めていないので、こうしたものは要らない!以前から再三申し上げていた。

しかしながら、これは全くもってお恥ずかしい話なのだが、今や、このノートページなしでは私のスケジュール管理は出来ないと言ってもいいくらいの存在になってしまった。

具体的には大きく三つの活用方法をとっている。まず、最も重宝しているのが連載スケジュールの管理。私は月に7本程のコラム書いているのだが、その工程管理表に使っている。エクセルで表を作って、それを貼り付けるというもの。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

私は1本のコラムを書くのに大体9工程ほどの手順を踏んでいる。

1)草稿作成
2)入力
3)撮影
4)文章と画像の合体
5)推敲1回目
6)推敲に回目
7)仕上げ
8)外部チェック(必要な場合のみ)
9)正式アップ

という流れ。

実は、以前は1本のコラムをいっぺんに一日で仕上げようとしていた。しかし、これが、なかなかうまく行かなかった。1日が終わってみると、結局その1本も仕上がっていないという状態。そこで、方針を切り替えて、毎日一工程ずつ行うという方法にしてみた。

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いっぺんにやったって、毎日すこしずつ取り組んだって同じ事じゃないか!私も当初はそう思っていた。実は、これが天と地ほどの差がある。以前読んだ本、梅竿忠夫氏の「知的生産の技術」に「『自分』というものは、時間とともにたちまち『他人』になってしまうものである。」と書かれていた。

■ 続きは明日の自分にまかせる

私たちがよく何か忘れてしまう、例えば私が紙ゴミのことをすっかり忘れてしまうのもまさに他人になってしまうからなのだ。私はそれを逆手にとっていっぺんにコラムを仕上げずに毎日一工程だけ行い、「続きは明日の自分に引き継ぐ」というスタイルをとるようにしてみた。

これだと一工程がせいぜい30分から40分くらいで済む。つまり合計すると、5~6時間ぐらい終わってしまうということになる。

以前のように、1日もしくはそれ以上かけていた時に比べれば相当な時間短縮になっている。この工程表をノートに貼ってひとつの工程が終わるごとに●印を埋めていき、全て終了したらゼブラ マイルドライナーのグレーで塗り込む。こうすると、ひと仕事が終わった感というものが視覚的にもタップリと満喫できる。

以前、日本能率協会マネジメントセンターの田口さんが手帳は地図のようなものと話してくれたことがあったが、こうして工程表をキッチリつくることで今、自分がどこにいるのかが明確になる。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

そして、このノートの活用法のもう一つが必ず行くところの地図を貼っておくというもの。私はリージャスというビジネスセンターのメンバーシップになっていて、そこを仕事場として活用している。

これは東京、神奈川エリアに12ヶ所もあり、その地図を貼り込んでいる。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

こうしておけば出先で近くにオフィスはあるかがすぐに確認できる。そして、3つ目も地図としての活用。地図は地図でも、こんどはややプライベート的なものだ。

雑誌等で気になるショップがあったら、その地図を切り取ってやはりノートに貼っておく。いつ行くかはわかないものでも、とりあえず貼っておく。こうしておくと、外出の際に近くまで行くことがあれば、スケジュール帳に貼ったその地図を見れば、訪ねることができる。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

ちなみにこの地図は貼って剥がせる糊を使い、実際にそのショップに行ったら、スケジュール帳から剥がして専用のMOLESKINEのノートに貼りなおす。

こうしたちょっとしたメモはスケジュール帳のカバーのポケットに入れたりもできるが、何枚もある時は、やはり紙面に貼っておいた方が落ちたりする心配もないし、閲覧性にも優れている。ということでスケジュール帳にノートページは不要だと言っていたのはここに謹んで撤回させていただきたいと思う。

そんなことを考えながら来年2010年版のラフィーネを見ていたらあることに気づいた。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

てっきり私は昨年のものと特に変わっていないと思っていたのだが、わずかに変更点があった。

スケジュールページを昨年のものと重ねあわせてみると、わずかに来年の方が1日のスケジュール記入欄の縦方向が高くなっている。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

つまり、カレンダースペースにより広いスペースをとってくれているようだ。1日分の記入スペースとしては1mmにも満たないスペースアップではある。

あまり大きくなりすぎると自分のキャパオーバーになってしまうのでかえってこれくらいの方がちょうどよい。

マンスリー手帳 私の使い方 2009年

◆ 長文お読みいただき、ありがとうございました。

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□ ゼブラ マイルドライナー マイルドグレー はこちらで手に入ります。
□ 本 「知的生産の技術」

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