2007.11.06(142)

「私流ビソプランの使い方」

クオバディス

ビソプラン

クオバディス ビソプラン クラブ

クオバディスのマンスリー手帳、「ビソプラン」。このスケジュール帳、今の私のワーク&ライフスタイルに合っているようでもう、かれこれ3年も愛用している。そして、来年2008年も引き続きこのビソプランを使うことにした。

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しかし、少しは気分を変えてみたかったので、ちょうど、ブルーラグーンという新色がでていたので気分一新、この色で来年を送ってみることにした。

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そもそも、私がこのマンスリータイプのビソプランを愛用している理由は、マンスリーというスケジュール管理法が今の自分にピッタリとあっているからである。

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■ カレンダースタイルという馴染みやすいフォーマット

人が子供の頃に、日付を意識するのは、カレンダーを見ることから始まると思う。少なくとも私の場合はそうで、いまでも、今日の11月6日という日付を意識するとカレンダーの中の前半にある6日というイメージが浮かび上がってくる。

社会人となり、スケジュール帳を使い始めた当初はウィークリータイプを使い、一時期は電子手帳(PDA)になったりしたが、結局は子供の頃から慣れ親しんでいるカレンダー式が自分には一番馴染みやすいということに気づいた。

今の私のワークスタイルスタイルは日に1~2件のアポイントが中心なので記入スペースが少ないマンスリーでもちょうどよいという理由もある。3年も同じスケジュール帳を使っているとしだいに自分なりの使い方というものが生まれてくる。そんな、私なりの使い方は、というと、

まず、ビソプランを買うと、真っ先にやることがある。ビソプランにはマンスリースケジュール帳の他に、アドレス帳と、なぜだか世界地図帳まで付属されてくる。私は、このビソプランに求めているのはスケジュール管理だけなので、それ以外の余計なものはすべて取り去ってしまう。

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そして、各月のページを開き、2つのことを書き込んでいく。ひとつは、休日を赤いペンで囲うというものだ。ビソプランはミドリと濃いグレーという2色印刷で紙面が作られている。もちろん休日の表記はあるわけだが、グレーの文字で「憲法記念日」や「こどもの日」などと書かれているだけになっている。

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やはり、休日というのは赤で書かれているものというイメージがある。これも、昔から見続けてきたカレンダーの影響だろう。

■ 月のはじめと終わりをカギ括弧でくくる

そしてもうひとつ。各月のページの始まりと終わりにカギ括弧でくくる。ビソプランのマンスリーは縦5マス、横7マスからなる35マスの四角で構成されている。

クオバディス ビソプラン クラブ

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その中で、当然1日が月曜から始まることもあれば火曜の場合もあったりする。こうして1ヶ月をくくることで1ヶ月というものが視覚的にも俄然はっきりと浮かび上がってくる。と、ここまでが手に入れてすぐに行う準備。

■ 手帳をスタンドにセット

実際に使って行く中でも私なりの工夫がいくつかある。ビソプランは日頃持ち歩く携帯スケジュール帳としてはもちろんだが、机に常備しておくデスクカレンダーとしても使っている。

よく、スケジュール帳の他に、小さなデスクカレンダーを机に置くことがあるが、私の場合は、スケジュール帳がすでにカレンダースタイルになっているので、ならばと、それをデスクカレンダーとしても使ってしまえ!という発想だ。

これは、以前にブログでもご紹介させていただいたが、ご覧になっていない方のために念のためご説明させていただくと、用意するものは、無印良品で売られているアクリル製のフォトスタンドと、クリップだけ。

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フォトフレームを使ってビソプランをクリップでとめておくだけといういたってシンプルな方法。

クオバディス ビソプラン クラブ

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■ 仕事中の視線の延長線に

考えてみれば、最近はデスクワークと言えば、パソコンが主流。ということで、仕事をするときの視線は、前方を向いていることが多い。その視線に合わせて、スケジュール帳も立たせてあげたという訳だ。

最近の自動車のメーター類がこれまでのフロントガラスのすぐ下の位置から、真ん中でしかもやや上気味になっているのは、視線を自然に移すことができるから、という話を以前に聞いたことがあるが、今回のスケジュール帳を立てるという発想も、自然に視線が動かせる位置に置いておくという意味もある。

そんな私のちょっと変わった使い方をクオバディス社は知っていたのか!と思ってしまうマイナーチェンジがあった。実は、今回の2008年版ビソプランでは、日付の文字がこれまでよりも太くなっていた。

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【右が2008年版 文字が明らかに太くなっている。】

すこし遠目で見る使い方をする私には、このマイナーチェンジはとても喜ばしい。

マンスリーは1ヶ月が一望できるという利点と引き換えに、1日の書き込みできるスペースは、どうしても小さくなってしまう。そのサイズは、縦2.7cm×横2.3cmと切手くらいしかない。なので、必然的に書くことも必要最小限にしなくてはならない。

■ 予定の種類をマークでかき分ける

書き込むスペースが小さいことに加え、予定というものは、しばしば変更することがあるので、修正が簡単にできるように、使う筆記具は、シャープペンにしている。ビソプランのスリムさに合わせて、ペンもスリムなトンボのZOOM707だ。

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以前は、ただただ闇雲に書き込んでいたのだが、それだと、あとで見返した時に、とても読みにくいということがあった。そして、自分の書き込んでいる予定を改めて分析してみた。すると、大きく3つに分かれることがわかった。

その1) お客さんとの打ち合わせ、取材などの対外的なアポイント。

その2) 原稿の締め切りなど、重要な日程。

その3) 毎月連載しているコラムなどのレギュラーの業務

そこで、この3つをパッとみてわかるようにするため、マークで区別することにした。

その1)のアポは○で囲む。

その2)の原稿締め切り日などは □で囲む

その3)のレギュラー業務は△で囲む

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○□△作戦である。こうして文字にするとなんだか、おでん作戦のようだ。。。ちなみに、色で分けるという方法も確かにあるのだが、先ほどもご紹介したように、書き込むスペースが小さいので、修正がしにくいボールペンなどは使えない。

シャープペンで区別をするとなると、おのずとマークしか方法がなかったという事情もあった。こんな、いたって簡単な方法であるのだが、これが実にわかりやすい。

パッと見て、今週は、アポが多いぞ、来週には締め切りが2本あるから、今週は予定をあまり入れずに前倒しに作業しよう。といった具合に視覚的に把握できるようになった。そう、この「視覚的」に予定を見るということがこのビソプランで3年もうまく使いこなせている大きな要因なのだと思う。

そもそもカレンダーは、パッと見て視覚的に予定を把握することに適したものだ。そこに書き込む情報も視覚的にすれば、とても相性がいいのは至極当然。

■ 単機能にするとカスタマイズもしやすい

手帳を使うに当たっては、スケジュールやノートなど色々な機能性を1冊に持たせるという方法もある。私は、あえて、そうしたそれぞれの機能をひとつひとつにわけて今回の例で言えば、スケジュール管理だけに徹してみた。

そうやって機能を切り分けてみると、その単機能をより使いやすいように工夫するのがとてもやりやすくなる。来年もこのビジュアル スケジューリングでいってみようと思う。

クオバディス ビソプラン クラブ

* クオバディス ビソプラン(クラブ) 1,800円+Tax
□ 各種ビソプランは、こちらで販売されています。

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