pen-info｜Tsuchihashi Tadashi
文具で楽しいひととき
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時計式 ToDo管理 ふせん
■ ToDoをリストで取り組むと終わらなかった
ToDoと言えば、多くの人たち同様私もこれまでロディアなどにやるべきことリストを書いて使っていた。しかし、このリスト式だけでは私の場合どうしてもやり残しがでてきてしまうことが多かった。それは、そもそも私が仕事の取り組みの真剣さが足らないから、というのも確かにあると思う。しかし、ここではそれをいったん棚に上げて、さらには戸棚にピシャリ！としまい込んでみた。
その上で、ToDoリストに感じるのは、時間の概念がないということ。それがために、やり残しが発生しやすいのではないかと。時間軸がないので、1日という時間を漠然と捉えてしまい、その中でいくつもあるToDoをこなしていくことになる。つまり、ひとつひとつのToDoをどれくらいの時間で仕上げていくかという期限がいまいち明確になっていないということなのだ。
1日24時間は、ともすると長そうに見えてしまうため、ついついそれにあぐらをかいてダラダラと過ごしていた。
例えばこんな感じで。。。午前中は、まだまだ1日は始まったばかりと、余裕をかましていると、すぐに正午。お昼ご飯を食べて仕事にもどってしばらくすると、時すでに午後3:25。ここでToDoリストを見てみれば、半分も終わっていない。ここからあわててエンジンをかけてはみるが、当然追いつかず、翌日への積み残しToDoが出来てしまう。そんな繰り返しだった。
そこで、リストではなく今回の文字盤にひとつひとつのToDoを入れてみようと考えてみた。わざわざそんなことしなくても、例えば、時間軸のあるバーチカルタイプのスケジュール帳にひとつひとつのToDoを入れれば同じではあるまいか。それも確かにアリだと思う。
■ 時計の文字盤はビジュアルで訴えかけてくれる
しかし、私はビジュアルで訴えかけてくれるという点がひとつ大切だと考えている。バーチカルだと、縦に時間が流れていく。しかし、私の頭の中にすでにある時間の流れはというものは、縦ではなく、時計のようにグルグルと回っている。しかも、針が指し示す例えば3時とか6時のほうが、ビジュアル的に緊迫感を持って迫り来る感じがある。
仮に3時に締め切りがあった場合同じ2:50でもデジタル時計で見たときと、アナログ時計で見たときでは、やはりアナログのほうが伝わり方が全然違うと思う。こうしたことを利用して、自分のおしりをたたこうというのが、今回の方法。名付けて「時計式ToDo管理ふせん」。
2つの文字盤があるのは、24時間のため。
24時間の中には、そもそも仕事をしない睡眠時間もあるのだから、なにもそこまでしなくてもいいのでは？とも思った。しかし、1日はこの2つの円で全てを表すという全体像をビジュアルでしっかりと捉えておくことが必要だろうとあえてこのようにしてみた。
■ そうは言っても、まずはリストアップ
この「時計式 ToDo管理ふせん」を使っていくにあたって、実は、まずはじめにこれまでのリスト式ToDoからつくり始める。
その日にやることの全体像を把握するためには、やはりこのリストはわかりやすい。それらひとつひとつを眺めて、作業的に同じものをまとめていく。例えば、「TELする」、「メールを書く」、「企画などを考えるく」など。
これは、文字盤に書き込む時に、こうしてまとめたほうが整理しやすいということと、作業面からみても、同じことをいっぺんに片付けてしまったほうが効率的でもあるからだ。
■ 文字盤に書くことは、所要時間を決めること
そうして固まりができたら、いよいよ文字盤の中に埋め込んでいく。
書き込んでいくためには、今日は何時までに仕事を終えるかを決めなくてはならない。これまで、私はこういうおしりを決めるという発想がなかった。だから、その日のToDoがやりきれなかったのだろう。
こうした発想の転換ができたのも一日をビジュアルで眺めるこの「時計式ToDo管理ふせん」の効用と言えるかも知れない。実際にToDoを埋めていくと、特にはじめの時は、事前に用意したToDoが収まりきらないことがあった。これを見て、私はハッとした。
■ リスト式では、到底終えられないToDoをあげていた
いつも私が作っていたToDoリストは、そもそもその日に終えることのできない分量だったのだ。そして、やり残しが出て仕事帰りにイヤーな気分になっていた。
考えてみると、イヤーな気分になる分量のToDoリストを自ら作り、それにより、自分でイヤーな気分に陥っていたということだったのだ。やれやれ。。。。
はじめのうちはこんな感じだったが、何日か文字盤を埋めていく作業をしていくと、その日にこなせる分量というのが段々身についてくる。こうして、1日のToDoが文字盤に埋め込めたら、さぁ、仕事！と言う前にぜひ揃えておきたいものがある。
それは時計。やはりここはアナログの針式時計がいい。
私は元々机に置いていたブラウンのクロックがあった。これが上手い具合に「時計式ToDo管理ふせん」とほぼ同じ大きさになっている。実際の時計と「時計式 ToDo管理ふせん」を並べておいておくことで、今取りかかっているToDoをあとどれくらいでしあげるべきかが一目瞭然となる。
■ 終わったらグレーで塗り込む
ひとつのToDoが終わるごとに文字盤を塗っていく。私はグレーを使うようにしている。グレーの方が終わった！という達成感みたいなものが味わえる。終わったものはもはや目立たせる必要がない。ただ、すべて真っ黒に消し込むとどのToDoをやり終えたかを振りかえることができない。
その点でグレーはちょうどいい。私が今よく使っているのはグレーの色鉛筆。色鉛筆でも十分消し込むことができる。ご覧のとおり塗った下の文字もちゃんと読める。
実際に使っている実感としては限られた時間で以前よりかはこなせる量が多くなっている。しかも、驚いたことにかかる時間も減っている傾向にあった。
そして、なにより一日が終わった後の気分がすこぶるいい。積み残しがあった時によく味わったあの何かに追い立てられるような不安感はなくなり、自分が仕事を追いかけているという心地良さに変わっていた。
これは、一日のToDoを視覚的に管理できるツールなのだと思う。
「時計式ToDo管理ふせん」の各種コラム
本「モノが少ないと快適に働ける 書類の山から解放されるミニマリズム的整理術」
本書の中でも「時計式ToDo管理ふせん」の使い方についてご紹介しています。
＊新しいタイプ「時計式ToDo管理ふせん ブルーダイヤル」
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